Documento de Formalização da Demanda.

 1. Objeto da contratação

Contratação de empresa especializada na prestação de serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra de Agente de Portaria e de Recepcionista, para atender a demanda do  IFMT Campus avançado Guarantã do Norte.

2. Justificativa da necessidade da contratação do serviço

2.1. Motivação da Contratação:

O serviço de Agente de Portaria é necessários para a Administração, uma vez que visa proporcionar o controle de entrada e saída de pessoas, seja público interno ou externo, veículos, assim  como qualquer material e/ou equipamento que entrar ou sair do Campus. Também o serviço de Recepcionista, nos departamentos de Administração e Ensino, é essencial para o bom  funcionamento da instituição.
A terceirização desses serviços tornam-se necessárias, uma vez que o Instituto Federal de Mato Grosso não dispõe em seu quadro de pessoal, ou em seu Plano de Cargos e Salários, a previsão de recursos humanos especializados para o atendimento de serviços dessa natureza. 
É importante destacar que as contratações dos serviços acima encontram-se devidamente amparadas no Decreto Federal nº 9.507/18 e decreto nº 10183 de 20 de dezembro de 2019 dispõe sobre a execução indireta, mediante contratação, de serviços da administração pública federal direta, autárquica e fundacional e das empresas públicas e das sociedades de economia mista controladas pela União.

2.2. Objetivos da Contratação.

Agente de Portaria:

- Receber e controlar a entrada e saída de alunos e servidores;

- Orientar visitantes sobre o deslocamento no campus, normas internas, localização dos serviços e pessoas, acompanhando-as se necessário;

- Controlar fluxo de pessoas que entram e saem das dependências do campus,  identificando-as e efetuar registro de  ocorrências;

- Zelar pelo patrimônio público, controlar a entrada e saída de veículos institucionais e equipamentos.

- Receber entregador/fornecedor de  materiais e equipamentos, encaminhando-os ao setor competente; verificar documentação da mercadoria recebida; receber volumes e correspondências; não permitir a saída de qualquer  material ou equipamento sem prévia autorização da administração;

-  Comunicar-se, atender telefone, transmitir recados, lidar com público e informar regulamentos aos interessados.

-  Executar outras tarefas compatíveis com as exigências para o exercício da função.

Recepcionista:

- Recepcionar, orientar e encaminhar público em geral, inclusive autoridades;

-  Identificar pessoas que ingressam e circulam nas dependências da instituição;

-  Atender ligações telefônicas;

-  Receber, anotar e transmitir recados;

- Postar comunicações e controlar a chegada de avisos de recebimento

- Operar sistemas básicos informatizados;

- Digitar documentos;

- Tramitar documentos/processos no sistema, numerar processo, assim como arquivar documentos e processos ;

 - Digitalizar documentos oficiais de rotina;

- Apoiar na execução das atividades da unidade voltadas à gestão documental/processual;

-  Comunicar a autoridade competente qualquer irregularidade verificada;

- Prestar informações sobre tramitação e andamento de processos, atualizar arquivos, fichários, publicações e outros documentos para possibilitar controle e novas consultas ; 

- Atender público em geral, averiguando suas necessidades para orienta-los e/ou encaminha-los às pessoas e/ou setores competentes;

-  Executar outras tarefas compatíveis com as exigências para o exercício da função.

2.3. Alinhamento com o Planejamento Estratégico:

A contratação dos serviços de Agente de Portaria e Serviços de Recepcionista,  para atender a demanda do IFMT campus avançado Guarantã do Norte está dentro do planejamento das aquisições/contratações do exercício 2021, conforme consta no Planejamento e Gerenciamento das Contratações - PGC. A contratação dos serviços supracitados estão alinhados com planejamento orçamentário anual da instituição.

3. Quantidade de serviço a ser contratado. 

- O município de Confresa não possui transporte coletivo;

- Alíquota de ISSQN referente a este serviço é de 5%. 

4. Previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços:

Previsão de contratação para o segundo semestre de 2021.

5. Definição da necessidade de elaboração ou não de Estudo Preliminar e Mapa de Risco:

Por se tratar de contratação de serviço por meio de IRP, o Mapa de Riscos e Estudos Preliminares será elaborado por esta unidade no que lhe couber.

7. Responsabilidade Pela Formalização da Demanda:

Isaeber de Matos Porfirio
Departamento de Administração e Planejamento
IFMT Campus avançado Guarantã do Norte
Portaria nº. 111 de 18.10.2018

8. Aprovação pelo Ordenador de Despesas da UG:

Valdenor Santos Oliveira
Diretor Geral
IFMT Campus avançado Guarantã do Norte
Portaria IFMT nº 369, de 17/02/2020