3.3. Deverá ser realizada visita ao local de realização do evento, para indicação dos locais de montagem e melhor compreensão dos serviços a serem prestados, o qual deverá ser previamente agendado com os responsáveis pelo evento a serem informados nas Ordens de Serviço, com antecedência mínima de 4 (quatro) dias corridos antes do início do evento;

3.4. A empresa CONTRATADA deverá atender os aspectos de qualidade que se espera de prestação de serviços de logística de eventos, fornecendo materiais e serviços em perfeitas condições de funcionamento, prezando sempre pela segurança de todos os envolvidos, estando submetida também aos seguintes requisitos:
a) Responsabilizar-se por todas as despesas decorrentes da execução dos serviços, estrutura física e materiais e objeto do futuro contrato. Arcar com salários, horas extras, adicionais, seguros de acidentes, taxas, impostos e contribuições, indenizações, auxílio refeição, auxílio-transporte, uniforme completo, equipamentos de segurança, e outras despesas que porventura venham a ser criadas e/ou exigidas pelo governo em todas suas esferas de poder referente a seus funcionários. Devem responsabilizar-se por todas as obrigações trabalhistas, sociais, previdenciárias, tributárias e as demais previstas na legislação específica, cuja inadimplência não transfere responsabilidade a CONTRATANTE;
b) Responder por qualquer dano pessoal e/ou material causado por seus funcionários/dirigentes, direta ou indiretamente a CONTRATANTE ou a terceiros decorrente de culpa ou dolo, em razão da execução do objeto da contratação;
c) Instruir os seus profissionais, quanto a prevenção de acidentes e incêndios, assumindo, também, a responsabilidade por todas as providências e obrigações estabelecidas na legislação específica com relação a acidentes do trabalho durante a execução dos serviços contratados ou em conexão com eles, independentemente do local do evento;
d) Manter sigilo sobre todo e qualquer assunto do interesse da CONTRATANTE ou de terceiros de que tomar conhecimento em razão da contratação, devendo orientar seus empregados nesse sentido, sob pena de responsabilidade civil, penal e administrativa, conforme o caso;
e) Adotar medidas de organização para a prestação dos serviços solicitados no prazo estipulado, de acordo com as condições e especificações estabelecidas no Termo de Referência;
f) Fornecer, sempre que solicitado pela CONTRATANTE, relatório de situação das atividades desenvolvidas nos eventos em curso;
g) Providenciar a imediata troca de qualquer material ou equipamento julgado inadequado ou que não atenda às necessidades da CONTRATANTE durante a realização dos eventos;
h) Responder e responsabilizar-se por quaisquer danos causados direta ou indiretamente a bens de propriedade da CONTRATANTE ou de terceiros, quando estes tenham sido ocasionados por seus empregados/profissionais por ocasião dos serviços prestados;
i) Manter os seus empregados devidamente identificados por crachá, quando em trabalho, devendo substituí-los imediatamente, caso sejam considerados inconvenientes a boa ordem e às normas disciplinares da CONTRATANTE, bem como prover os equipamentos de segurança (EPIs) necessários a realização do trabalho;
j) Repor imediatamente os profissionais a serviço do evento, no caso de ausência ou dispensa;
k) Arcar com as despesas decorrentes de qualquer infração praticada por seus empregados, desde que relacionadas a prestação dos serviços contratados;
l) Comunicar ao fiscal do Contrato, por escrito, qualquer anormalidade de caráter urgente e prestar os esclarecimentos solicitados;
m) Manter, durante toda a vigência do Contrato, as mesmas condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;
n) Zelar pela perfeita execução dos serviços, sanando as eventuais falhas imediatamente após sua verificação;
o) Orientar os seus empregados quanto a conduta na prestação dos serviços, observando-se as normas e regulamentos internos da CONTRATANTE;
p) Comunicar, por escrito, eventual atraso ou paralisação dos serviços, apresentando razões justificadoras, que serão objeto de apreciação pela CONTRATANTE;
q) Manter limpo o local após montagem/desmontagem onde foram realizados os serviços de instalação de quaisquer dos itens contratados;
r) Responsabilizar-se por todo o tipo de transporte de material, ferramentas, funcionários e equipamentos para o local do evento e responsabilizar-se pela equipe de funcionários, bem como pelo material necessário para a realização dos serviços;
s) Responsabilizar-se pelos custos de montagem e desmontagem de equipamentos/materiais, por ocasião de mudança de local de realização dos eventos; Entenda-se "montagem e desmontagem" como instalação e desinstalação de todos os materiais/equipamentos necessários. A montagem dos equipamentos/materiais necessários deve estar finalizada com antecedência mínima de 6 (seis) horas do início do evento;
t) Responsabilizar-se pela prestação do serviço observando-se os prazos previamente definidos na Ordem de Fornecimento, que deverá ser emitida pela CONTRATANTE com antecedência mínima de 20 (vinte) ou máxima de 10 (dez) dias da realização do evento;
u) Dar destinação correta, visando minimizar impacto ambiental, nos itens utilizados nos eventos, tais como copos descartáveis, papel toalha e papel higiênico, além de destinação correta a eventuais descartes de pilha e/ou equipamentos danificados;
v) Executar vistoria prévia do local escolhido para sediar o evento para verificação das condições técnicas do local, bem como efetuar medição para análise da viabilidade de montagem de palco e capacidade de pessoas;
w) A equipe enviada ao evento deverá trabalhar em conjunto com a Coordenação do Cerimonial, seguindo suas orientações e contribuindo na resolução de eventuais problemas durante o evento.

3.5. A contratação deverá prever, no que couber, práticas de sustentabilidade nos termos da Instrução Normativa SLTI/MP nº 01, de 19 de janeiro de 2010 e no Guia Nacional de Contratações Sustentáveis da AGU, publicado em agosto/2021.

3.6. As empresas licitantes, adjudicatárias e contratadas estarão sujeitos às penalidades previstas no artigo 156, incisos I a IV da Lei nº 14.133 de 01 de abril de 2021, assegurado o Direito Constitucional do Contraditório e da Ampla Defesa.

4.1. A contratação de empresa para este objeto decorre do fato de serem serviços que não se enquadram nas atividades desenvolvidas pela Instituição nem em sua finalidade, bem como por inexistir pessoal, equipamentos e material neste IFMT para realizá-lo.

4.2. Considerando o crescimento da demanda nos aspectos acadêmicos relacionados com as atividades de graduação e extensão, considerando que esses serviços demandados são específicos e necessários para realização dos eventos no decorrer do IFMT, realizou-se análise do mercado e das possibilidades de contratação existentes e foi verificado que:

4.2.1. Não há processo licitatório válido e/ou vigente na instituição para atendimento da demanda e aquisição, nas especificações e quantidades encaminhadas, nos itens solicitados; 

4.2.2. O valor total para aquisição dos itens solicitados extrapolam o limite estabelecido para compras diretas através da dispensa de licitação;

4.2.3. Dadas as especificidades dos serviços a serem prestados, não foi possível correlacionar este processo com demais contratações similares feitas por outros órgãos e entidades.

4.3. Concluindo, após análise das especificações e das quantidades dos serviços demandados, o prazo para início do evento, e ainda:

4.3.1. O enquadramento dos serviços como comuns não continuados.

4.3.2. Que se esquadram nos pressupostos do Decreto nº 9.507, de 21 de setembro de 2018, não se constituindo em quaisquer das atividades previstas no art. 3º do aludido decreto, cuja execução indireta é vedada

4.3.3. Que a prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da CONTRATADA e a CONTRATANTE, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.​​​​​​​

4.4. Ainda, de modo a evidenciar a viabilidade da opção, foram avaliadas possíveis soluções para os serviços a serem contratados, conforme o que segue:

a) Solução 1: Aquisição de materiais e equipamentos (sonorização, iluminação, palco, decoração) e ornamentos - Esta solução esbarra em dificuldades de espaço para armazenamento dos equipamentos e materiais que, a depender do evento a ser realizado, devem possuir acompanhamento técnico específico para sua execução. Exemplo disso é a montagem de palcos, em que se faz necessária a apresentação de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) do profissional legalmente habilitado como responsável técnico para a correta e segura execução dos serviços de montagem de estruturas. Outro exemplo se mostra nos serviços de sonorização que dependem de pessoas especializadas para montagem e operação dos equipamentos. Além disso, a contratação engloba serviços de cerimonial em que devem ser disponibilizados profissionais de acordo com o evento realizado. Diante do exposto, resta inviabilizada a opção por esta solução.

b) Solução 2: Contratação através de adesão à Atas de Registro de Preços vigentes - Dadas as especificidades dos serviços a serem prestados, não foi possível correlacionar este processo com demais contratações similares feitas por outros órgãos e entidades, conforme item 4.2.3 do Estudo Técnico Preliminar. Com o exposto, resta também inviabilizada a opção por esta solução.

4.5. Tratam-se de serviços acessórios para realização de eventos institucionais e contratação em formato de "institucional centralizada" em atendimento à política de compras do IFMT - Licita IFMT- para atendimento das demandas de diversas unidades do Instituto Federal de Mato Grosso. Desta forma, a Administração entende que a solução viável para atendimento à demanda recebida é efetuar a  contratação mediante licitação, na modalidade pregão, em sua forma eletrônica. 

4.6. Em conformidade com o Art. 40, II, da Lei nº. 14.133/2021, quando pertinente, as compras públicas serão processadas através do Sistema de Registro de Preços - SRP. Acerca do tema, o Decreto nº 11.462/2023, apresenta o seguinte:

Art. 3º  O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado quando a Administração julgar pertinente, em especial:
I - quando, pelas características do objeto, houver necessidade de contratações permanentes ou frequentes;
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida, como quantidade de horas de serviço, postos de trabalho ou em regime de tarefa;
III - quando for conveniente para atendimento a mais de um órgão ou a mais de uma entidade, inclusive nas compras centralizadas;
IV - quando for atender a execução descentralizada de programa ou projeto federal, por meio de compra nacional ou da adesão de que trata o § 2º do art. 32; ou
V - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

4.6.1. Conclui-se que a presente licitação enquadra-se nas hipóteses previstas nos Inc. III e V do decreto supracitado, o serviço em questão é de interesse institucional e deve ser executada por meio do Sistema de Registro de Preços. 

5.1. Considerando as soluções apresentadas e o fato de serem serviços que não se enquadram nas atividades desenvolvidas pela instituição nem em sua finalidade, bem como por inexistir pessoal, equipamentos e material neste IFMT para realizá-lo;

5.2. Considerando tratar-se de demanda advinda da agenda de contratações do IFMT - "Licita IFMT";

5.3. Considerando experiências anteriores e a constatação do sucesso da aplicação deste modelo em diversos órgãos da Administração Pública, entende-se pela viabilidade da seguinte solução:

5.3.1. A contratação preverá a prestação de serviços, sob demanda, de suporte a realização de eventos e serviços correlatos, a serem realizados pelo IFMT.

5.3.2. A contratação subsidiará apoio logístico, técnico e operacional das diversas atividades desenvolvidas nos eventos realizados pela Instituição, o que requer a experiência de profissionais qualificados, além dos insumos necessários.

5.3.3. Os serviços serão prestados sob demanda, ou seja, de acordo com a emissão de Ordem de Serviço pela CONTRATANTE, tendo em vista o cronograma de eventos da Instituição.

5.3.4. Os serviços a serem contratados enquadram-se nos pressupostos do Decreto n° 9.507, de 2018, constituindo-se em atividades materiais acessórias, instrumentais ou complementares à área de competência legal do órgão licitante, não inerentes às categorias funcionais abrangidas por seu respectivo plano de cargos.

5.3.5. Tendo em vista a contratação de serviço de qualidade e condizente com as expectativas institucionais, como por exemplo, a prontidão na entrega do serviço, com base nos prazos estipulados, trará maior confiabilidade no serviço, promovendo o resultado satisfatório na execução da prestação dos serviços. Destarte, outro fator de grande importância é a comunicação entre o IFMT e a prestadora de serviço a fim de manter o correto andamento do trabalho.

5.3.6. A prestação dos serviços não gera vínculo empregatício entre os empregados da CONTRATADA e a Administração, vedando-se qualquer relação entre estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.

5.3.7. Demais detalhes acerca da prestação de serviços constam no item 3 deste instrumento.

6.1. Considerando as particularidades presentes na organização de um evento em específico;

6.2. Considerando que a a possível prestação de serviços de diferentes empresas poderá acarretar em prejuízos organizacionais ao evento;

6.3. Considerando que as empresas do ramo possuem capacidade técnica para a prestação de serviços como um todo para a uniforme e correta realização do evento, conforme levantamento realizado com demais contratações similares feitas por outros órgãos e entidades.

6.4. Considerando o levantamento realizado pela Coordenação de Comunicação e Eventos quanto dos equipamentos, estruturas e demais serviços a serem necessários para a realização do evento.

6.5 A tabela abaixo informa o detalhamento do quantitativo demandado por cada campus para esta licitação.

6.6. O levantamento de demandas foi devidamente elaborado conforme necessidades de cada unidade participante e os métodos utilizados para o levantamento restam evidenciados nas Solicitações de Participação em Licitação acostadas aos autos. Ainda, conforme regulamento do "Licita IFMT", foi realizada análise crítica e revisão das demandas inseridas pela Pró-Reitoria de Administração deste IFMT em atendimento à etapa 5 do programa de contratações centralizado, assegurando a conformidade das quantidades manifestas e atestando os cálculos estimativos dos participantes.

6.7. Apenas após a execução das etapas supracitadas se deu a confecção do Documento de Formalização da Demanda, onde são relacionados os "SPLs" de todas as unidades participantes e consta autorização do Reitor da instituição para continuidade da contratação. Desta forma, a Administração entende que a estimativa de quantidade resta atestada nos autos do processo.

6.8. Os cálculos e justificativas relacionados ao levantamento de demanda de cada unidade participante deste processo de contratação restam evidenciadas nos documentos a seguir:

• Formulário 82/2023 - RTR-COM/RTR-DAC/RTR-DADM/RTR-PROAD/RTR/IFMT
• Formulário 38/2023 - DMT-DAP/DMT-DG/CDMT/RTR/IFMT
• Formulário 38/2023 - LRV-COM/LRV-DAP/LRV-DG/CLRV/RTR/IFMT
• Formulário 44/2023 - SNP-CAFP/SNP-DG/CSNP/RTR/IFMT
• Formulário 46/2023 - TGA-DAP/TGA-DG/CTGA/RTR/IFMT
• Formulário 70/2023 - ALF-COM/ALF-DAP/ALF-DG/CALF/RTR/IFMT
• Formulário 9/2023 - BAG-LIC/BAG-DAP/BAG-DG/CBGARCA/RTR/IFMT
• Formulário 24/2023 - BLV-CCL/BLV-DAF/BLV-DG/CBLV/RTR/IFMT
• Formulário 58/2023 - CBA-DAP/CBA-DG/CCBA/RTR/IFMT
• Formulário 107/2023 - CFS-DAP/CFS-DG/CCONF/RTR/IFMT
• Formulário 35/2023 - PDL-DAP/PDL-DG/CPDL/RTR/IFMT
• Formulário 164/2023 - PLC-DAP/PLC-DG/CPL/RTR/IFMT
• Formulário 43/2023 - SRS-DAP/SRS-DG/CSRS/RTR/IFMT
• Formulário 154/2023 - SVC-DAP/SVC-DG/CSVC/RTR/IFMT
• Formulário 10/2023 - VGD-DAP/VGD-DG/CVGD/RTR/IFMT

7.1. O valor estimado para esta aquisição é de R$ 4.449.398,41 (quatro milhões, quatrocentos e quarenta e nove mil, trezentos e noventa e oito reais e quarenta e um centavos) considerando o Estudo de Estimativa de Preços acostado aos autos, conforme detalhado na tabela abaixo: 

8.1. A escolha da modalidade Pregão Eletrônico pelo Sistema de Registro de Preços se justifica pela necessidade de atendimento a diversas unidades acadêmicas, o que implicará em empenhos e entregas parceladas. Esta modalidade também facilita o trabalho de planejamento orçamentário das unidades, possibilitando melhor aplicabilidade dos recursos ao longo do exercício.

8.2. Considerando a possibilidade de divisão dos itens a serem licitados, verificando que não haverá prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala e tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes que, embora não disponham de capacidade para a execução, fornecimento ou aquisição da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas, será realizada para o certame a adjudicação por item.

8.2.1. O entendimento por parte da Administração, que decidiu realizar a referida licitação por itens e não por grupo está em conformidade com o Acórdão 1347/2018 – Plenário TCU, que traz em seu enunciado o seguinte: “Nas licitações para registro de preços, a modelagem de aquisição por preço global de grupo de itens é medida excepcional que precisa ser devidamente justificada, a ser utilizada apenas nos casos em que a Administração pretende contratar a totalidade dos itens do grupo, respeitadas as proporções de quantitativos definidos no certame.”

9.1. Para a presente contratação não há contratações Correlatas e/ou Interdependentes. 

11.1. A contratação propicia agilidade e qualidade no serviço prestado à comunidade acadêmica, que ganha com a opção diante do reduzido quadro funcional, bem como de equipamentos e ferramentas necessárias para realização de serviços dessa natureza no âmbito da instituição.

11.2. O planejamento das unidades é fundamental para que seja garantida a qualidade na prestação do serviço, a exemplo do cumprimento dos prazos para solicitar a demanda de acordo com o estabelecido no Termo de Referência.

11.3. A contratação visa ainda proporcionar meios de divulgação das atividades do IFMT- Campus Cuiabá, bem como possibilitar a realização das atividades de registros acadêmicos e administrativos da Instituição.

11.4. Garantir a boa execução dos serviços a serem realizados nos eventos na Instituição, sempre embasados nos princípios de eficiência, sustentabilidade e economicidade.

12.1. Como a contratação não implica em disponibilização de postos de trabalho exclusivos ao IFMT, não há exigências normativas para previsão de local de trabalho ou para armazenamento de ferramentas ou materiais. Desta forma, não configura-se necessária a elaboração de cronograma para adequação de ambientes.

12.2 A adequação se dará apenas quanto à capacitação dos servidores gestores e fiscais do contrato, designados na forma da lei, com a experiência necessária para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, verificando a conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos, de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato.

13.1 Os impactos ambientais são qualquer modificação no meio ambiente para realização de alguma atividade e que podem ser auferidos através da contratação e prestação de suporte a realização de eventos, objeto do presente documento.

13.2 Sendo assim, a contratada deverá seguir mecanismos de implementação da sustentabilidade que estimulem e favoreçam, por exemplo, o uso de produtos e processos com menor impacto ambiental, devendo no que couber, observar os critérios de sustentabilidade ambiental e a implementação de ações que reduzam os impactos ambientais.

13.3 Além disso, deve-se obedecer, no que couber, práticas de sustentabilidade nos termos da Instrução Normativa SLTI/MP nº 01, de 19 de janeiro de 2010 e no Guia Nacional de Contratações Sustentáveis da AGU, publicado em agosto/2021.

14.1 Com base na análise realizada neste estudo técnico preliminar, é possível concluir que a contratação empresas especializadas na prestação de serviços, de suporte a realização de eventos e serviços correlatos para o Instituto Federal de Mato Grosso é uma medida viável e benéfica para atender às necessidades de organização dos eventos da instituição.

 MARILZA DA SILVA TAQUES
Demandante - Presidente da Equipe de Planejamento
Portaria 187/2023, de 12 de junho de 2023

NORKA DA SILVA ALBERNAZ MARCILIO
Membro Técnico da Equipe de Planejamento
Portaria 187/2023, de 12 de junho de 2023

VERBENA FLORENCIA DE SOUSA
Membro Administrativo da Equipe de Planejamento
Portaria 187/2023, de 12 de junho de 2023

EMILSON PINTEL ZATTAR
Membro Administrativo da Equipe de Planejamento
Portaria 187/2023, de 12 de junho de 2023

DEUZIMAR LIRA DE MATOS
Membro Administrativo da Equipe de Planejamento
Portaria 187/2023, de 12 de junho de 2023

16. APROVAÇÃO PELO ORDENADOR DE DESPESAS DA UASG

16.1. Considerando o atendimento aos requisitos legais, bem como a necessidade de contratação dos serviços elencados no instrumento de planejamento acima, APROVO o presente Estudo Preliminar.

EDILSON FLORIANO SOUZA SERRA
Diretor Geral do Campus Cuiabá - Cel. Octayde Jorge da Silva - Substituto
Portaria IFMT nº. 1.353, de 06.06.2023