2.1. A contratação de empresa agenciadora de passagens terrestres e aéreas, devidamente credenciada junto aos órgãos reguladores, faz-se necessária para atender às necessidades de locomoção das autoridades, servidores e colaboradores do Instituto Federal de Mato Grosso, visando garantir ao órgão o cumprimento de agendas e de serviços essenciais ao cumprimento da missão institucional da pasta em solos nacional e internacional.

2.2. O objeto desta licitação enquadra-se na categoria de bens e serviços comuns, conforme art. 6º, XIII, da Lei 14.133 de 01 de abril de 2021, a saber: “XIII - bens e serviços comuns - bens cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações reconhecidas e usuais do mercado;”

2.3. Ainda, os serviços não podem ter interrupção em sua cadência, sendo assim considerados continuados, nos termos do artigo 6º da IN SLTI nº 2/2008. Assim, esta contratação será realizada prevendo a vigência de 5 (cinco) anos, prorrogáveis até o limite de 10 (dez) anos, em atenção aos art. 105, 106 e 107 da Lei n° 14.133, de 2021.

2.4. A prorrogação assegura a continuidade das atividades do IFMT, observando os projetos desenvolvidos pelo órgão e em alinhamento às Políticas Públicas, eventos educacionais e de capacitações desenvolvidas pelo Instituto, ou por outros órgãos, mas com a participação de autoridades ou servidores do IFMT.

3.2 O objeto da presente licitação é Registro de Preços para a contratação de empresa especializada na prestação de serviço continuado de agenciamento de viagens, compreendendo os serviços de reserva, emissão, alteração e cancelamento de passagens aéreas nacionais e internacionais, emissão de seguro assistência para as viagens internacionais, e fornecimento de passagens terrestres em âmbito intermunicipal e interestadual, conforme as quantidades, características, requisitos de qualidade, forma de prestação dos serviços, condições de pagamento, prazos para execução do objeto e estimativas neste Edital e seus anexos.

3.2.1  Devem ser emitidas pela agência de viagens contratada após os registros e aprovações de PCDP (proposta de concessão de diárias e passagens) pelos gestores do IFMT no sistema SCDP (sistema de concessão de diárias e passagens) ou via e-mail eletrônico institucional pelo Solicitante de Passagem (servidor do IFMT) no caso de impossibilidade ou indisponibilidade do sistema SCDP no momento da reserva.

3.2.2 Nos casos de emissões para discentes do IFMT com recursos orçamentários na modalidade de assistência estudantil, devem ser emitidas pela agência de viagens contratada por solicitação pelo Solicitante de Passagem (servidor do IFMT) via e-mail eletrônico institucional e sem registro no SCDP.

3.3    A licitação será em 03 grupos, tendo o total de 07 itens, conforme tabela constante do Termo de Referência, não sendo obrigatório a participação em todos os grupos, devendo oferecer proposta para todos os itens que compõem o grupo desejado.

3.4. Os serviços serão executados conforme discriminado abaixo:
3.4.1. As solicitações de serviços serão registradas no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP) pela unidade solicitante e direcionadas à Contratada, que acessará perfil exclusivo para visualizá-las e atendê-las.
3.4.2. Para o perfeito cumprimento do objeto, a Contratada deverá dispor de Central de Atendimento para execução dos serviços solicitados, devendo ser as requisições realizadas diretamente no SCDP, exceto nas situações em que este procedimento for inviável, cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo, situações em que as requisições deverão ser realizadas por e-mail ou telefone somente por servidores formalmente designados.
3.4.3. Os registros no Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP deverão ser atualizados periodicamente, sendo que a Contratada deverá liberar os registros em até 01 (um) dia útil após o solicitado.
3.4.4. A Unidade Solicitante deve efetuar a análise, escolha das opções e autorização para aquisição levando em consideração as normas vigentes que orientam a emissão de bilhetes de passagem, atualmente contidas na Instrução Normativa SLTI/MP nº 03/2015, orientando a Contratada sobre seus termos e eventuais alterações.

3.5. Central de Atendimento:
3.5.1. A Contratada deve manter, em caráter permanente e de forma ininterrupta, Central de Atendimento, com acionamento por meio de mensagens eletrônicas (e-mail), pelo SCDP e por chamadas telefônicas, com funcionamento 24 (vinte e quatro) horas por dia, 07 (sete) dias por semana, inclusive feriados.
3.5.2. Para recepção das demandas registradas no SCDP, a Contratada receberá login e senha de acesso a módulo especifico do sistema, possibilitando a visualização das demandas de cotação e emissão de bilhetes.
3.5.3. Para recepcionar as demandas por e-mail ou telefone, a Contratada deverá manter endereço eletrônico para troca de mensagens por e-mail e sistema telefônico 0800, cujo número deverá ser fornecido à Contratante no momento da assinatura do contrato.
3.5.4. Em todos os chamados via Central de Atendimento, a Contratada deverá gerar número de protocolo, bem como efetuar a gravação das chamadas telefônicas.
3.5.5. Os protocolos gerados deverão ser informados aos usuários no início do atendimento e, quando se referirem à emissão, alteração e cancelamento de bilhetes, ser discriminados na respectiva fatura de prestação dos serviços para conferência pela unidade solicitante.
3.5.6. As gravações das chamadas telefônicas deverão ser armazenadas por prazo não inferior a 06 (seis) meses e disponibilizadas sempre que houver solicitação da Contratante.
3.5.7. A Contratada deverá realizar procedimento de identificação dos servidores autorizados a utilizar este serviço, mediante confirmação de alguns de seus dados pessoais ou outros que julgar necessários.
3.5.8. A Contratante deverá, em até 07 (sete) dias úteis após a assinatura do contrato, disponibilizar à Contratada, relação contendo as seguintes informações dos servidores autorizados a solicitar os serviços:
a) Nome;
b) E-mail a partir do qual serão originadas as solicitações;
c) Matrícula no SIAPE;
d) Unidade de vinculação;
e) Cargo/Função;
f) Data do nascimento;
g) Número do CPF.
3.5.9. A utilização do serviço por contato telefônico ou e-mail pressupõe a impossibilidade de formalização da demanda via SCDP, não havendo, portanto, PCDP para submissão à autorização da Contratante via sistema.
3.5.10. O bilhete emitido na forma acima deverá ser regularizado por meio da criação de PCDP no primeiro dia útil subsequente à data do pedido.
3.5.11. A demanda encaminhada à Contratada, por telefone ou e-mail, deverá conter:
a) Número da PCDP, quando a demanda já tiver sido registrada no SCDP;
b) Nome da Unidade Solicitante, com e-mail, telefone e servidor responsável pela demanda;
c) Tipo de viagem: nacional ou internacional;
d) Natureza da viagem: missão permanente, transitória ou eventual, no caso de viagem internacional;
e) Data prevista de partida e retorno;
f) Horários previstos de início e término do trabalho, evento ou missão no destino;
g) Cidades de origem e destino;
h) Nome completo, CPF e data de nascimento do passageiro;
i) Numero e validade do passaporte, no caso de viagem internacional;
j) Dados do visto, no caso de viagem internacional;
k) Endereço eletrônico e telefone para contato do passageiro;
l) Eventual deficiência do passageiro

3.6. O serviço de agenciamento de viagens compreende a emissão, alteração e cancelamento de bilhetes domésticos e internacionais, sendo o valor da taxa de agenciamento devida a cada operação realizada.

3.6.1. A Emissão de Bilhetes Domésticos e Internacionais compreende:

3.6.1.1 Assessoria: entende-se por assessoria em marcação de bilhetes de passagens aéreas, o serviço prestado pela Contratada, visando ao auxílio na pesquisa, análise e escolha de melhores opções de voos, quando:
a) em virtude da localização da cidade de destino, não haja opções de voos com razoável tempo de duração ou voos diretos - sem escalas ou conexões. Nestes casos, a Contratada deve apresentar as opções para que seja analisada aquela que apresente a melhor relação custo x benefício para o IFMT;
b) em situações em que o número de passageiros para o mesmo destino, em virtude de ocorrência de evento, seminário, encontro ou situação semelhante, permita a negociação de melhores tarifas, ou fretamento parcial de aeronave, visando economicidade ao IFMT.
3.6.1.2. Cotação: o resultado das cotações deverá refletir com exatidão as informações atualizadas de todos os voos disponíveis nas datas solicitadas, consideradas inclusive as promoções tarifárias vigentes.
3.6.1.2.1. Devem ser observadas, sempre que possível, as opções de ida e volta pela mesma empresa aérea, visto que esta condição poderá oferecer passagens com menor custo;
3.6.1.2.2. O resultado deverá ser discriminado por trecho, contendo, além dos dados do pedido de cotação, as seguintes informações:
a) Companhia aérea;
b) País/cidades de origem, escala e/ou conexão e destino;
c) Duração do voo;
d) Quantidade e duração das escala e/ou conexões, se houver;
e) Datas e aeroportos utilizados;
f) Valor da(s) tarifa(s) da(s) passagem(ns) e da(s) taxa(s) de embarque.

3.6.1.3. Reserva: as reservas das passagens aéreas serão requeridas pela unidade solicitante no SCDP, e discriminadas por trecho, com base nas informações de cotação contidas na etapa anterior.
3.6.1.3.1. Quando a solicitação for encaminhada via Central de Atendimento, a Contratada apresentará por e-mail ou telefone, a reserva contendo o localizador, a data e hora de validade da reserva e demais dados contidos na cotação para a unidade solicitante, visando à necessária aprovação;
3.6.1.3.2. Para as viagens internacionais, além da escolha dos voos, a unidade solicitante deve informar os seguintes dados para a criação da reserva:
a) Dados do passaporte do passageiro (número, órgão emissor, data de emissão e data de validade);
b) Dados do visto, caso seja exigência do país de destino ou de algum dos países em que haja conexão.
3.6.1.4. Emissão: a emissão será realizada pela Contratada observando as disposições acima citadas;  
3.6.1.4.1. Somente será autorizada a emissão do bilhete caso a reserva esteja ativa; havendo cancelamento em virtude da expiração do prazo, o procedimento visando à emissão deve ser reiniciado, salvo se o valor do bilhete, em uma nova cotação, seja menor ou igual ao valor anterior.
3.6.1.4.2. As informações das passagens aéreas emitidas serão enviadas pela Contratada à unidade solicitante, para conferência e cadastramento dos dados dos bilhetes no SCDP e envio para o passageiro.
3.6.1.4.3. As informações das passagens aéreas excepcionalmente solicitadas fora do SCDP serão prestadas à unidade solicitante por e-mail ou telefone; no primeiro dia útil subsequente, a demanda deve ser regularizada pela unidade solicitante com a criação de uma PCDP, vinculando os dados do(s) bilhete(s) emitido(s), inclusive a cotação realizada pela Contratada que justificou a escolha do voo (mediante recebimento de documentação comprobatória).

3.7.2. Alteração de Bilhetes Domésticos e Internacionais:

3.7.2.1 As alterações de bilhetes devem ser precedidas de novas cotações e reservas, visando subsidiar a decisão sobre a alteração do bilhete ou cancelamento seguido de nova emissão, o que for mais vantajoso para o IFMT.
3.7.2.2. As alterações de bilhetes serão requeridas pela unidade solicitante por email ou telefone, discriminadas por trecho.
3.7.2.3. Caso a alteração da PCDP possua mudança ou inclusão de destinos, a Contratada receberá solicitação de nova assessoria para indicação das opções que melhor atendam à viagem do servidor a serviço do IFMT.
3.7.2.4. Imediatamente após a alteração que resulte em crédito (situação na qual o valor do bilhete original é superior à soma da multa e da diferença tarifária), a Contratada deverá requerer, imediata e formalmente, o reembolso dos valores aos quais a Contratante tem direito, para que seja efetuada a glosa do valor em fatura (mediante apresentação de nota de crédito e comprovante das empresas aéreas, discriminadas por unidade solicitante).
3.7.2.5. A contratada deve gerar, com base nas informações resultantes da requisição citada no subitem acima, relatório mensal de todos os bilhetes passíveis de reembolso. O relatório deve ser apresentado juntamente com os respectivos comprovantes emitidos pelas empresas aéreas, no prazo de até 60 (sessenta) dias após a alteração do bilhete, contendo no mínimo:
a) unidade solicitante;
b) dados do bilhete: nome do passageiro, origem/destino, data do voo;
c) valores pagos;
d) valores das multas;
e) valor do crédito.

3.7.2.6 No caso de reembolso de Seguro Assistência em Viagem Internacional, o Relatório deverá conter ainda: O nome do passageiro, o numero da pcdp, proposta/requisição de viagem, o número da apólice/voucher, o valor do prêmio, eventuais encargos, correções ou taxas a serem deduzidos e o total líquido.
3.7.2.7. A Contratante efetuará a conferência das informações e a consequente glosa do valor a que tem direito, no momento em que for viável e possível, levando em consideração o valor da fatura e o tempo necessário para o término da conferência.

3.7.3. O Cancelamento de Bilhetes Domésticos e Internacionais compreende:

3.7.3.1 Cancelamento originado pela extinção da demanda:

3.7.3.1.1. A informação de cancelamento será fornecida pela Contratante à Central de Atendimento da Contratada, por telefone ou e-mail, com base nas informações dos bilhetes emitidos.
3.7.3.1.2. Após o recebimento da informação acima, a Contratada deve efetuar o cancelamento do(s) bilhete(s) no prazo máximo de 30 (trinta) minutos, objetivando a isenção da cobrança de taxa de no-show.
3.7.3.1.3. Todas as demandas de cancelamento devem constar no relatório para controle dos bilhetes passíveis de reembolso.

3.7.3.2. Cancelamento originado de demanda de alteração, ocorrendo em duas situações:

a) analisadas as cotações, a unidade solicitante verifica que há melhor relação custo x benefício com nova emissão, e não com a alteração do bilhete;
b) inexistência de voos que permitam a alteração do bilhete já emitido.
3.7.3.2.1. Para as situações acima, a Contratada deve efetuar o cancelamento do bilhete original e iniciar o processo de emissão novamente, a partir da etapa de assessoria, informando nova cotação do voo pretendido, para escolha da melhor opção e posterior aprovação, cabendo nesse caso cobrança de remuneração pela nova emissão.
3.7.3.2.2. A informação de cancelamento será fornecida pela Contratante à Central de Atendimento da Contratada, por telefone ou e-mail, com base nas informações dos bilhetes emitidos.
3.7.3.3. Reembolso: Imediatamente após o cancelamento, a Contratada deverá requerer, imediata e formalmente o reembolso dos valores aos quais a Contratante tem direito, para que seja efetuada a glosa do valor em fatura (mediante apresentação de nota crédito e comprovante das empresas aéreas, discriminadas por unidade solicitante).
3.7.3.3.1. A Contratada deve gerar, com base nas informações resultantes da requisição citada no subitem acima, relatório mensal de todos os bilhetes passíveis de reembolso. O relatório deve ser apresentado juntamente com os respectivos comprovantes emitidos pelas empresas aéreas, no prazo de até 60 (sessenta) dias após o cancelamento do bilhete, contendo no mínimo:
a) unidade solicitante
b) dados do bilhete: nome do passageiro, origem/destino, data do voo;
c) valores pagos;
d) valores das multas;
e) valor do crédito.
3.7.3.3.2. A Contratante efetuará a conferência das informações e a consequente glosa do valor a que tem direito, no momento em que for viável e possível, levando em consideração o valor da fatura e o tempo necessário para o término da conferência.
3.7.3.3.3. No caso de encerramento ou rescisão do contrato, não havendo saldo suficiente nas faturas em aberto para glosa de valores do crédito, a Contratada deverá reembolsar ao Contratante mediante recolhimento do valor respectivo por meio de Guia de Recolhimento da União – GRU.

3.8. Emissão de Seguro Assistência em Viagem Internacional:
3.8.1. De acordo com o §2º, do art. 4º, da Instrução Normativa SLTI/MPDG nº 03/2018, “É devida a contratação de seguro-viagem para o servidor quando da realização de viagens internacionais, garantidos os benefícios mínimos constantes das normas vigentes expedidas pelos órgãos do governo responsável pelo controle e fiscalização dos mercados de seguro.”.
3.8.2. Sendo assim, o serviço de emissão de seguro assistência em viagem internacional compreende a cotação, emissão, alteração e cancelamento, sendo o valor da taxa de emissão devido uma única vez por apólice emitida.
3.8.3. A Contratada deverá providenciar, quando solicitado pela Contratante, em até 08 (oito) horas após a emissão do bilhete internacional, no mínimo 03 (três) cotações de seguro assistência em viagem internacional, com seguradoras, para aprovação do custo e autorização da emissão pela Contratante, observando as regras e as coberturas previstas na Resolução CNSP nº 315/2014.
3.8.4. A Contratada deverá emitir a apólice/voucher, no prazo de 03 (três) horas após
autorização pela Contratante.

3.9. Fornecimento de passagens terrestres:
3.9.1. As viagens terrestres (rodoviárias) poderão ocorrer em ônibus interurbano e/ou interestadual de carreira, incluindo seguro, taxa de embarque e franquia normal de bagagem e outras despesas necessárias ao embarque.
3.9.2. Independentemente da forma de pagamento, nos bilhetes de passagens rodoviárias deverá constar a seguinte informação: “pagamento à conta de recursos públicos, reembolsável exclusivamente ao órgão requisitante ou comprador”.
3.9.3. É expressamente vedada ao licitante vencedor a concessão de reembolso ao usuário da passagem.
3.10. Do início da prestação dos serviços contratos
3.10.1. A Contratada deverá iniciar a prestação dos serviços objeto deste Termo de Referência em até 05 (cinco) dias úteis após a assinatura do Contrato por ambas as partes.

11.2 Acompanhamento integrado dos serviços continuados, com a consequente simplificação das tarefas atinentes à fiscalização do contrato e ganhos de mão de obra

11.3. Quanto ao desenvolvimento sustentável, a não emissão de papel visa cumprir os requisitos de sustentabilidade dessa contratação.

Equipe de Planejamento

Jonas Santos de Araujo, Matrícula SIAPE nº  (1090570) - Presidente

Elisabeth Pinheiro da Silva, Matrícula SIAPE nº (1900568)

Alan Silva Rodrigues, Matrícula SIAPE nº (3334368)